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Sistema de Información y Software Educativo – Términos de Referencia (TdR)

Objetivo del Proyecto

Definir el conjunto de sistemas de información y software necesarios para operar el nuevo modelo educativo diseñado por Reingeniería Educativa (ReEdu), asegurando que dichos sistemas:

• soporten integralmente los procesos educativos definidos,
• estén alineados con la arquitectura de TI aprobada,
• sean viables técnica, económica y operativamente,
• prioricen soluciones abiertas, reutilizables y sostenibles,
• puedan implementarse progresivamente en instituciones educativas del Perú.
• El resultado será una definición clara y priorizada de qué software debe:
  • desarrollarse,
  • adaptarse,
  • integrarse,
  • o adquirirse.

Alcance

El proyecto incluye, pero no se limita a:

• Identificar y documentar los sistemas de información requeridos para soportar el modelo educativo ReEdu.
• Definir el alcance funcional de cada sistema.
• Establecer la clasificación de cada componente de software:
  • desarrollar,
  • adaptar,
  • integrar,
  • adquirir (preferentemente open source).
• Definir la interacción entre sistemas (integraciones, flujos de datos, APIs).
• Definir los requerimientos no funcionales:
  • seguridad,
  • privacidad,
  • disponibilidad,
  • desempeño,
  • escalabilidad,
  • usabilidad.
• Establecer criterios de priorización y secuenciación de implementación.
• Definir lineamientos para la evolución y mantenimiento del software.
• Documentar y publicar todo el trabajo bajo licencias MIT o CC BY 4.0.

Fuera de Alcance

• Desarrollo o implementación del software.
• Contratación de proveedores tecnológicos.
• Operación productiva de los sistemas.
• Soporte técnico continuo.

Entregables

• Mapa de Sistemas de Información, alineado a los procesos educativos.
• Catálogo de Sistemas y Componentes de Software, incluyendo:
  • propósito,
  • usuarios,
  • alcance funcional.
• Especificación funcional de alto nivel por sistema.
• Matriz de decisión “Build / Adapt / Buy / Integrate”.
• Modelo de interacción entre sistemas (integraciones y flujos).
• Requerimientos no funcionales consolidados.
• Priorización de implementación (MVP, Fase 2, Fase 3).
• Estimación referencial de esfuerzo y costos.
• Repositorio abierto con toda la documentación generada.

Enfoque Metodológico

• Derivación directa desde:
  • procesos educativos,
  • arquitectura TI aprobada.
• Diseño usuario-céntrico (docentes, estudiantes, gestores).
• Enfoque MVP + iterativo.
• Preferencia por:
  • software open source,
  • estándares abiertos,
  • arquitectura modular.
• Documentación clara, reutilizable y neutral respecto a proveedores.

Sistemas de Información a Considerar (referencial)

La lista final se definirá durante el proyecto.

• Núcleo Educativo
  • Sistema de Gestión Académica
  • Sistema de Gestión Curricular y Contenidos
  • Sistema de Evaluación y Seguimiento del Estudiante
  • Plataforma de Aprendizaje (LMS / LXP)
• Gestión y Soporte
  • Gestión de Docentes y Talento Educativo
  • Gestión de Padres / Tutores
  • Gestión Administrativa y Registros
  • Gestión de Bienestar y Seguridad
• Analítica y Mejora Continua
  • Sistema de Monitoreo de Desempeño Educativo
  • Analítica y Reportes
  • Gestión de Indicadores (KPIs)
• Transversales
  • Gestión de Identidad y Accesos
  • Integración y APIs
  • Seguridad y Cumplimiento

Roles y Responsabilidades

• Gerente del Proyecto: coordinación y ejecución.
• Ejecutivo del Proyecto: aprobación de entregables y stage gates.
• Gerente de TI: responsable técnico del diseño.
• Gerente de Procesos e Innovación: alineamiento funcional.
• Experto en Educación: validación pedagógica.
• Sounding Board de Sistemas: evaluación de usabilidad, viabilidad y sostenibilidad.
• Gerente de Finanzas: evaluación de costos y sostenibilidad económica.

Plan de Recursos, Calidad, Finanzas y Gobierno

• Trabajo estructurado en co-locations de expertos.
• Uso de stage gates para:
  • validación del mapa de sistemas,
  • aprobación de especificaciones funcionales,
  • aprobación de priorización.
• Evaluación de calidad basada en:
  • trazabilidad proceso → sistema,
  • simplicidad y reutilización,
  • costo total de propiedad.
• El esfuerzo podrá ser valorizado, remunerado o donado.

Decomposición y Programación del Trabajo (referencial)

Fase	Personas	Duración	Esfuerzo	Costo (US$)	Gastos de co-locación (US$)
Alineamiento con procesos y arquitectura	4 – 6	3 semanas	100 hh	5,500	1,000
Identificación y mapa de sistemas	6 – 8	4 semanas	200 hh	11,000	3,000
Definición funcional de sistemas	8 – 12	10 – 16 semanas	1,000 hh	55,000	20,000
Análisis build/buy/adapt	4 – 6	4 semanas	160 hh	8,800	-
Priorización y roadmap	4 – 6	3 semanas	120 hh	6,600	-
Validación y stage gates	6 – 8	2 semanas	100 hh	5,500	-
Input de expertos de procesos durante el proyecto	2 - 4	20 - 30 semanas	500 hh	27,500	-
Total	15 - 25	30-40 semanas	2,180 hh	119,900	24,000

Principales Incidencias y Riesgos

Incidencia/Riesgo	Descripción	Calificación	Mitigación
Riesto	Definición excesivamente ambiciosa	Alto	MVP + fases
Riesgo	Dependencia tecnológica	Medio	Estándares abiertos
Riesgo	Baja adopción por usuarios	Alto	Co-diseño
Riesgo	Limitaciones de conectividad	Medio	Diseño offline/híbrido
Riesgo	Falta de conocimiento previo de proyecto de esta magnitud en el equipo del proyecto	Alto	Conseguir SMEs en el exterior
Riesgo	Estimación inicial de recursos podría estar lejos de la realidad	Alto	Revisión y ajuste en cada stage gate

Supuestos y Limitaciones

• La arquitectura de TI está aprobada.
• Los procesos educativos están definidos.
• El costo promedio de hh se estima en US$ 55.
• El diseño deberá ser aplicable a contextos con recursos limitados.
• Existen aplicaciones en el mercado que cubren al menos 80% de las funcionalidades requeridas
• Se cuenta con infraestructura aaS para hacer prototipos que se requieran
• Se tendrá acceso a especialistas de las diferentes aplicaciones a incorporar en el diseño

Resultado Esperado

• Un modelo claro, priorizado y ejecutable de sistemas y software educativo, que permita a ReEdu y a terceros implementar el nuevo modelo educativo de forma progresiva, abierta y sostenible.